Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe: Nên chọn POS, Order hay QR?

Một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe có thể giúp quán nhận order, tính tiền, quản lý bàn, theo dõi doanh thu, kiểm soát nguyên liệu hoặc cho khách tự gọi món bằng QR.

Nhưng đây cũng là lý do việc chọn phần mềm dễ trở nên khó hơn: mỗi nhà cung cấp có một phạm vi tính năng khác nhau, trong khi nhu cầu của quán takeaway, quán phục vụ tại bàn và cafe sân vườn hoàn toàn không giống nhau.

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe là tên gọi chung cho các giải pháp hỗ trợ quán trong quá trình nhận món, bán hàng và quản lý hoạt động phát sinh.

Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào cũng giống nhau. Trên thị trường thường có ba nhóm chính:

Ba loại này có thể giao nhau. Một hệ thống POS có thể có chức năng order, và một quán đã dùng POS vẫn có thể bổ sung QR gọi món tại bàn.

Trước khi chọn phần mềm, hãy xác định quán đang gặp vấn đề gì

Danh sách tính năng dài chưa chắc giúp quán vận hành tốt hơn. Một cách thực tế hơn là xác định những tình huống đang xảy ra hàng ngày.

7 tính năng nên kiểm tra khi chọn phần mềm quản lý quán cafe

1. Order phải nhanh và ít thao tác

Trong giờ cao điểm, tốc độ thao tác quan trọng hơn việc phần mềm có thật nhiều chức năng.

Một quy trình order tốt nên cho phép:

• Chọn món nhanh.
• Điều chỉnh số lượng.
• Chọn size hoặc tùy chọn món.
• Thêm topping.
• Ghi chú yêu cầu đặc biệt.
• Gắn đúng order với bàn.

Nếu nhân viên phải đi qua quá nhiều màn hình chỉ để ghi một ly cafe, phần mềm có thể làm quy trình chậm hơn thay vì nhanh hơn.

2. Quản lý khu vực và bàn

Với quán phục vụ tại bàn, đây là một trong những chức năng quan trọng nhất.

Quán có nhiều tầng, khu vực ngoài trời hoặc phòng riêng càng cần biết chính xác order phát sinh tại đâu.

Một hệ thống quản lý bàn nên hỗ trợ:

• Tạo nhiều khu vực.
• Tạo và quản lý bàn trong từng khu vực.
• Xác định bàn khi phát sinh order.
• Có thể sử dụng QR riêng cho từng bàn nếu quán cần.

3. Menu phải dễ cập nhật

Menu quán cafe thường thay đổi nhiều hơn menu giấy thể hiện: món hết hàng, giá thay đổi, topping mới hoặc một số món chỉ bán theo thời điểm.

Phần mềm nên cho phép:

• Phân món theo danh mục.
• Thêm hình ảnh và giá bán.
• Tạo size hoặc lựa chọn món.
• Tạo topping.
• Ẩn món tạm thời.
• Cập nhật mà không cần in lại menu.

Nếu mục tiêu của quán là cho khách tự xem menu và gọi món, xem thêm menu QR gọi món tại bàn.

4. Thu ngân và thanh toán

Nếu phần mềm sẽ đóng vai trò là hệ thống bán hàng chính, hãy kiểm tra kỹ nghiệp vụ thu ngân.

Các nhu cầu thường gặp gồm:

• Thanh toán tiền mặt.
• Chuyển khoản hoặc QR thanh toán.
• Thẻ ngân hàng.
• Khuyến mãi.
• Tách hoặc gộp hóa đơn.
• In hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử nếu quán cần.

Đây cũng là điểm cần phân biệt giữa một phần mềm POS và một phần mềm order. Không phải hệ thống order nào cũng được thiết kế để thay thế toàn bộ nghiệp vụ thu ngân.

5. Quản lý kho nếu quán thực sự cần

Với quán cần kiểm soát nguyên liệu, phần mềm POS hoặc quản lý F&B có module kho sẽ phù hợp hơn.

Có thể kiểm tra các chức năng:

• Nhập nguyên liệu.
• Xuất và điều chỉnh kho.
• Định lượng nguyên liệu theo món.
• Tự động trừ tồn.
• Cảnh báo tồn kho thấp.
• Kiểm kê.

Nhưng nếu quán đã có một hệ thống kho hoạt động tốt, không nhất thiết phải thay cả hệ thống chỉ vì muốn cải thiện việc nhận order.

6. Nhân viên và phân quyền

Một quán có nhiều người sử dụng phần mềm nên tránh việc mọi nhân viên đều có cùng quyền quản trị.

Cần xác định:

• Ai được nhận và xử lý order?
• Ai được chỉnh menu?
• Ai được quản lý bàn?
• Ai xem được báo cáo?
• Ai có quyền thay đổi cấu hình?

7. Báo cáo đủ để chủ quán ra quyết định

Báo cáo không nhất thiết phải có hàng chục biểu đồ. Điều quan trọng là những dữ liệu đó có giúp chủ quán hiểu hoạt động đang diễn ra hay không.

Một số thông tin thường hữu ích:

• Doanh thu theo thời gian.
• Số lượng order.
• Giá trị đơn hàng.
• Món được gọi nhiều.
• Hoạt động xử lý order.

Nên chọn POS, phần mềm order hay QR order?

Chọn POS khi muốn quản lý phần lớn hoạt động bán hàng

POS phù hợp nếu quán cần một hệ thống trung tâm cho nhiều nghiệp vụ như:

• Thu ngân.
• Thanh toán.
• Quản lý kho.
• Hóa đơn.
• Báo cáo.
• Nhân viên.
• Quản lý nhiều cơ sở nếu phần mềm hỗ trợ.

Trong trường hợp này, hãy đánh giá sản phẩm như một hệ thống vận hành dài hạn, không chỉ so sánh giá thuê bao.

Chọn phần mềm order khi điểm nghẽn nằm ở khâu nhận món

Nếu vấn đề thường xuyên là:

• Nhân viên ghi nhầm món.
• Thiếu topping hoặc ghi chú.
• Nhầm bàn.
• Khó theo dõi trạng thái đơn.

thì một phần mềm order có thể giải quyết trực tiếp hơn so với việc thay toàn bộ hệ thống quản lý.

Chọn QR order khi muốn khách tự gọi món

QR order đặc biệt phù hợp với quán cafe phục vụ tại bàn, cafe sân vườn hoặc không gian nhiều khu vực.

Quy trình có thể đơn giản như sau:

1. Khách ngồi vào bàn.
2. Quét QR tại bàn.
3. Xem menu trên điện thoại.
4. Chọn món, topping và ghi chú.
5. Gửi order.
6. Nhân viên nhận thông tin để xử lý.

Lợi ích lớn nhất không nằm ở việc “có một mã QR”, mà ở việc giảm một số thao tác trung gian giữa khách và nhân viên.

Quán đã có POS rồi thì có cần đổi phần mềm không?

Không nhất thiết.

Đây là một trường hợp khá quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua khi chọn phần mềm.

Nếu POS hiện tại vẫn xử lý tốt:

• Thu ngân.
• Thanh toán.
• Kho.
• Hóa đơn.
• Báo cáo.

nhưng quán vẫn gặp vấn đề ở khâu phục vụ tại bàn, thay toàn bộ POS có thể là một thay đổi lớn hơn mức cần thiết.

KioskQR phù hợp với trường hợp nào?

KioskQR tập trung vào menu điện tử, khu vực, bàn và quy trình order tại bàn.

Vì vậy, KioskQR phù hợp hơn với những quán đang muốn:

• Cho khách xem menu trên điện thoại.
• Tạo QR cho từng bàn.
• Cho khách tự chọn món.
• Nhận thông tin size, topping và ghi chú.
• Biết order phát sinh từ bàn nào.
• Nhân viên theo dõi order trên hệ thống.
• Tiếp tục sử dụng quy trình hoặc POS hiện có.

KioskQR không phù hợp nếu bạn đang tìm một POS đầy đủ

Nếu yêu cầu bắt buộc của quán là:

• Quản lý kho nguyên liệu chuyên sâu.
• Kế toán.
• Hóa đơn điện tử.
• Nghiệp vụ thu ngân phức tạp.
• Quản trị chuỗi chuyên sâu.

thì nên chọn một hệ thống POS hoặc quản lý F&B được thiết kế cho các nghiệp vụ đó.

KioskQR không cần phải thay thế POS để mang lại giá trị trong khâu menu và order tại bàn.

Chọn phần mềm theo từng mô hình quán

Chi phí phần mềm quản lý bán hàng quán cafe gồm những gì?

Khi so sánh giá, không nên chỉ nhìn vào con số thuê bao hàng tháng.

Tổng chi phí có thể bao gồm:

• Phí sử dụng phần mềm.
• Máy POS hoặc máy tính bảng.
• Máy in.
• Thiết bị thanh toán.
• Chi phí cài đặt.
• Chi phí đào tạo nhân viên.
• Module hoặc tính năng mở rộng.
• Chi phí chuyển đổi dữ liệu nếu thay hệ thống.

Một giải pháp có giá thuê bao thấp nhưng yêu cầu thay toàn bộ thiết bị chưa chắc rẻ hơn một giải pháp có thể chạy trên thiết bị hiện tại.

Xem thêm: Giá phần mềm quản lý quán cafe gồm những chi phí nào?

Checklist trước khi đăng ký phần mềm

Trước khi quyết định, hãy trả lời ít nhất 8 câu hỏi:

1. Quán bán tại quầy hay phục vụ tại bàn?
2. Vấn đề lớn nhất hiện tại là gì? Thu ngân, kho, order hay phục vụ khách?
3. Quán đã có POS chưa?
4. Có bắt buộc quản lý kho nguyên liệu không?
5. Có cần hóa đơn điện tử trong cùng hệ thống không?
6. Quán có bao nhiêu khu vực và bàn?
7. Ai sẽ sử dụng phần mềm? Chủ quán, quản lý, thu ngân, phục vụ hay cả khách?
8. Có thể dùng thử trước khi triển khai toàn quán không?

5 sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm bán hàng quán cafe

1. Chọn theo số lượng tính năng

Một phần mềm có 100 tính năng chưa chắc tốt hơn nếu quán chỉ sử dụng 10 tính năng trong số đó.

2. Chọn hệ thống quá phức tạp cho quán nhỏ

Nhiều quy trình và màn hình có thể làm tăng thời gian đào tạo nhân viên.

3. Chỉ nhìn giá thuê bao

Thiết bị, máy in, triển khai và chi phí chuyển đổi cũng cần được tính vào tổng chi phí.

4. Không thử phần mềm vào quy trình thật

Một bản demo đẹp không phản ánh đầy đủ việc phần mềm có thuận tiện khi quán đông khách hay không.

5. Thay toàn bộ POS trong khi vấn đề chỉ là gọi món

Nếu hệ thống hiện tại vẫn xử lý thu ngân và thanh toán tốt, trước tiên nên xem liệu có thể giải quyết riêng khâu order hay không.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe có phải POS không?

Không phải lúc nào cũng vậy. POS là một nhóm giải pháp quản lý bán hàng, nhưng còn có phần mềm order, menu điện tử và QR order.

Quán cafe nhỏ nên dùng phần mềm nào?

Nếu bán chủ yếu tại quầy, một POS đơn giản có thể đủ. Nếu phục vụ tại bàn, cần cân nhắc thêm chức năng bàn và order.

Quán đã có POS có dùng thêm KioskQR được không?

Có thể. KioskQR tập trung vào menu và order tại bàn, nên có thể được sử dụng song song với quy trình bán hàng hiện có nếu cách vận hành của quán phù hợp.

QR order có thay thế nhân viên phục vụ không?

Không. QR chủ yếu giúp thay đổi cách khách gửi yêu cầu gọi món. Nhân viên vẫn cần xử lý đơn, chuẩn bị, mang món và hỗ trợ khách khi cần.

KioskQR có quản lý kho và kế toán không?

KioskQR không được định vị là hệ thống POS, kế toán hoặc quản lý kho chuyên sâu. Sản phẩm tập trung vào menu, bàn và order.

Có nên dùng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí?

Có thể dùng để thử nghiệm nếu nhu cầu đơn giản, nhưng cần kiểm tra kỹ giới hạn về đơn hàng, nhân viên, dữ liệu và tính năng.

Bạn có thể xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí có đủ dùng không?

Nên bắt đầu từ đâu?

Nếu quán chưa có bất kỳ hệ thống nào và muốn quản lý từ thu ngân đến kho, nên bắt đầu bằng việc đánh giá các phần mềm POS phù hợp với mô hình.

Nếu quán đã có hệ thống bán hàng nhưng điểm nghẽn nằm ở việc khách phải chờ gọi món, nhân viên chạy bàn nhiều hoặc thường xuyên nhận order thủ công, có thể thử một giải pháp QR/order trước trên một số bàn.