Top 6 phần mềm order cafe đáng tham khảo cho quán

Phần mềm order cafe giúp quán ghi nhận món nhanh hơn, giảm thao tác ghi giấy và tổ chức quy trình từ lúc khách chọn đồ uống đến khi nhân viên tiếp nhận order. Tuy nhiên, không phải quán cafe nào cũng cần cùng một loại phần mềm.

Một quán takeaway chủ yếu nhận món tại quầy có nhu cầu rất khác với quán cafe sân vườn, cafe nhiều tầng hoặc mô hình phục vụ tại bàn. Vì vậy, trước khi chọn phần mềm, chủ quán nên xác định rõ ai sẽ nhập order: thu ngân, nhân viên phục vụ hay chính khách hàng.

Phần mềm order cafe là gì?

Phần mềm order cafe là hệ thống hỗ trợ ghi nhận món, số lượng, size, topping, ghi chú và thông tin phục vụ của khách bằng thiết bị điện tử thay vì chỉ sử dụng giấy ghi món.

Tùy cách vận hành, phần mềm có thể được sử dụng bởi thu ngân, nhân viên phục vụ hoặc trực tiếp bởi khách hàng.

3 cách nhận order phổ biến tại quán cafe

1. Khách order trực tiếp tại quầy

Khách xem menu, gọi món và thanh toán tại quầy. Thu ngân nhập sản phẩm vào hệ thống rồi chuyển thông tin sang khu vực pha chế.

Cách này phù hợp với quán takeaway, kiosk nhỏ hoặc mô hình khách thường gọi món một lần trước khi tìm chỗ ngồi.

2. Nhân viên dùng điện thoại hoặc máy tính bảng để order

Nhân viên đến bàn, hỏi món rồi nhập order trên điện thoại hoặc tablet. So với ghi giấy, phương pháp này giảm thao tác nhập lại và giúp thông tin được chuyển nhanh hơn tới bộ phận pha chế hoặc thu ngân.

3. Khách tự quét QR và order trên điện thoại

Mỗi bàn có thể đặt một mã QR. Khách quét mã bằng camera điện thoại, mở menu, chọn món, size, topping hoặc ghi chú rồi gửi order.

Đây là mô hình đáng cân nhắc với cafe phục vụ tại bàn, quán nhiều tầng, quán sân vườn hoặc nơi khách thường gọi thêm đồ uống trong thời gian ngồi tại quán.

Nếu nhu cầu chính là để khách tự gửi order từ bàn, xem thêm phần mềm gọi món tại bàn bằng QR.

Top 6 phần mềm order cafe đáng tham khảo

Danh sách dưới đây không xếp hạng phần mềm nào là “tốt nhất” cho mọi quán. Mục tiêu là giúp chủ quán nhận biết các nhóm giải pháp khác nhau trước khi tự trải nghiệm và lựa chọn theo quy trình vận hành thực tế.

Tính năng, bảng giá và chương trình trải nghiệm của các nhà cung cấp có thể thay đổi theo thời điểm. Chủ quán nên kiểm tra lại thông tin chính thức trước khi quyết định triển khai.

1. KioskQR – phù hợp khi muốn khách tự order tại bàn

KioskQR tập trung vào mô hình khách tự sử dụng điện thoại của mình. Mỗi bàn có thể có một mã QR riêng để khách mở menu và gửi order.

Sau khi khách xác nhận, quán nhận thông tin order kèm khu vực và số bàn tương ứng. Khách không cần cài ứng dụng riêng.

Cách triển khai này phù hợp với quán cafe phục vụ tại bàn, đặc biệt khi quán có nhiều khu vực hoặc khách thường ngồi lâu và gọi thêm nhiều lượt.

• Menu điện tử trên điện thoại.
• QR riêng theo bàn.
• Hỗ trợ size, topping và ghi chú món.
• Nhân viên nhận order theo bàn và khu vực.
• Khách có thể gọi thêm món hoặc gọi nhân viên.
• Có thể sử dụng song song với POS hoặc quy trình thanh toán hiện có.

2. DanTriSoft

DanTriSoft là một trong những giải pháp thường xuất hiện khi tìm kiếm phần mềm order và quản lý bán hàng cho quán cafe.

Đây là nhóm giải pháp đáng khảo sát nếu quán muốn nhân viên thao tác order trong hệ thống bán hàng thay vì tập trung riêng vào việc khách tự QR order.

3. Sapo FnB

Sapo FnB thuộc nhóm hệ thống quản lý F&B rộng hơn một công cụ nhận order đơn lẻ. Quán có thể cân nhắc nhóm giải pháp này nếu muốn xử lý order cùng các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán, nguyên vật liệu hoặc vận hành khác trong một hệ thống.

4. KiotViet

KiotViet cũng là lựa chọn thường được nhắc đến khi quán cần kết hợp order với phần mềm quản lý bán hàng.

Khi đánh giá, nên thử trực tiếp tốc độ nhập món, cách nhân viên thao tác trên điện thoại và mức độ phù hợp với quy trình tại quầy hoặc tại bàn của quán.

5. PosApp

PosApp hướng tới nhóm nghiệp vụ POS và vận hành F&B tương đối rộng. Đây là lựa chọn nên đưa vào danh sách khảo sát nếu quán muốn order, bán hàng và các nghiệp vụ quản lý nằm trong cùng một hệ sinh thái.

6. MISA CUKCUK

MISA CUKCUK thuộc nhóm phần mềm dành cho nhà hàng, quán ăn và cafe với phạm vi quản lý rộng hơn việc gọi món đơn thuần.

Quán cần nhiều quy trình quản trị tập trung có thể thử nghiệm nhóm giải pháp này rồi so sánh với nhu cầu thực tế trước khi quyết định.

Quán cafe nên chọn phần mềm order theo mô hình nào?

Cafe takeaway hoặc khách chủ yếu order tại quầy

Với mô hình này, tốc độ nhập món, thanh toán, in hóa đơn và xử lý hàng chờ thường quan trọng hơn QR tại bàn.

Một POS hoặc phần mềm bán hàng có giao diện order nhanh có thể phù hợp hơn một hệ thống tập trung hoàn toàn vào phục vụ tại bàn.

Cafe phục vụ tại bàn

Nếu nhân viên phải thường xuyên đi tới bàn để ghi món và nhận yêu cầu gọi thêm, quán có thể cân nhắc nhân viên order bằng điện thoại hoặc khách tự QR order.

Cafe nhiều tầng

Quán nhiều tầng cần chú ý khả năng xác định chính xác khu vực và bàn. Nếu khách có thể tự gửi order, nhân viên không phải di chuyển giữa các tầng chỉ để ghi nhận yêu cầu gọi thêm.

Cafe sân vườn hoặc không gian rộng

Khoảng cách giữa bàn và khu vực phục vụ thường lớn. QR tại bàn có thể giúp khách gửi yêu cầu mà không phải tìm nhân viên.

Cafe kết hợp coworking hoặc khách ngồi lâu

Khách có khả năng gọi thêm đồ uống sau order đầu tiên. Đây là trường hợp QR order có thể tạo khác biệt rõ hơn so với mô hình khách chỉ mua một lần rồi rời quán.

10 tiêu chí nên kiểm tra trước khi chọn phần mềm order cafe

QR order khác gì nhân viên order bằng điện thoại?

Hai cách đều sử dụng điện thoại nhưng người thực hiện thao tác khác nhau.

Với nhân viên order bằng điện thoại, nhân viên vẫn phải đến bàn, hỏi khách và nhập món.

Với QR order, khách sử dụng điện thoại của mình để chọn món và gửi order. Nhân viên tập trung vào xác nhận, pha chế, mang món và hỗ trợ khi cần.

KioskQR phù hợp với quán cafe nào?

KioskQR đáng cân nhắc nếu quán có một hoặc nhiều đặc điểm sau:

• Khách ngồi tại bàn thay vì chỉ mua takeaway.
• Quán có nhiều bàn, tầng hoặc khu vực phục vụ.
• Khách thường gọi thêm món sau order đầu tiên.
• Muốn thử QR order mà chưa muốn thay POS đang sử dụng.
• Muốn tận dụng điện thoại của khách thay vì mua thêm máy order.

Ngược lại, nếu quán cần một hệ thống quản lý kho, kế toán, hóa đơn và thu ngân toàn diện trong cùng sản phẩm, KioskQR hiện không nhằm thay thế một hệ thống POS đầy đủ.

Bạn có thể xem thêm phạm vi phần mềm quản lý quán cafe KioskQR để xác định giải pháp có phù hợp với quy trình hiện tại hay không.

Cách thử QR order tại quán cafe trước khi triển khai toàn bộ

1. Tạo một menu thử với các món bán phổ biến nhất.
2. Thêm size, topping và ghi chú nếu đồ uống có nhiều lựa chọn.
3. Tạo 3–5 bàn thử nghiệm.
4. Đặt QR ở vị trí dễ quét.
5. Tự đóng vai khách và gửi một số order thử.
6. Cho khách thật sử dụng trong một số khung giờ.
7. Quan sát xem khách có hiểu cách dùng và nhân viên có xử lý đơn thuận tiện không.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm order cafe có bắt buộc phải dùng máy POS không?

Không phải mọi giải pháp đều yêu cầu máy POS. Một số hệ thống có thể hoạt động trên smartphone, tablet hoặc trình duyệt. Thiết bị cần thiết phụ thuộc vào nghiệp vụ mà quán muốn sử dụng.

Quán cafe nhỏ có cần phần mềm order không?

Nếu quán chỉ có vài bàn và khách chủ yếu order tại quầy, quy trình hiện tại có thể đã đủ. Phần mềm trở nên hữu ích hơn khi lượng order tăng, có nhiều khu vực hoặc nhân viên phải xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc.

Khách có cần cài app để order bằng KioskQR không?

Không. Khách quét QR và mở menu trên trình duyệt điện thoại.

QR menu có giống QR order không?

Không hoàn toàn. QR menu có thể chỉ hiển thị thực đơn, trong khi QR order cho phép khách chọn món và gửi yêu cầu về quán. Xem thêm menu QR gọi món.

KioskQR có thay phần mềm tính tiền của quán không?

Không. KioskQR hiện tập trung vào menu, bàn và tiếp nhận order bằng QR. Quán có thể tiếp tục sử dụng POS hoặc phương thức thanh toán hiện tại.

Có thể dùng thử trước khi in QR cho toàn bộ bàn không?

Có. Cách an toàn là thử trên một số bàn, quan sát phản hồi của khách và nhân viên rồi mới quyết định mở rộng.