Setup quán cafe cần những gì? Quy trình & checklist từ A–Z

Setup quán cafe không chỉ là thuê mặt bằng, mua máy pha cafe rồi bắt đầu bán. Trước ngày khai trương, chủ quán cần đồng bộ từ mô hình kinh doanh, menu, thiết bị, nhân sự đến quy trình nhận order và phục vụ khách.

Một kế hoạch setup rõ ràng giúp bạn hạn chế việc mua thiếu thiết bị, bố trí quầy không hợp lý, menu khó vận hành hoặc đến ngày mở cửa mới phát hiện nhân viên chưa thống nhất cách nhận và xử lý order.

Setup quán cafe là gì?

Setup quán cafe là quá trình chuẩn bị toàn bộ những yếu tố cần thiết để đưa một ý tưởng kinh doanh thành một quán có thể hoạt động thực tế.

Quá trình này thường bao gồm:

• Xác định mô hình và khách hàng mục tiêu.
• Lập ngân sách đầu tư.
• Chọn và bố trí mặt bằng.
• Thiết kế không gian và quầy pha chế.
• Xây dựng menu và giá bán.
• Mua máy móc, thiết bị và dụng cụ.
• Tìm nhà cung cấp nguyên liệu.
• Tuyển và đào tạo nhân viên.
• Thiết lập quy trình order, pha chế và phục vụ.
• Chuẩn bị marketing và kế hoạch khai trương.

1. Xác định mô hình quán cafe trước khi bắt đầu setup

Đây là bước ảnh hưởng gần như toàn bộ các quyết định phía sau. Một quán cafe mang đi sẽ có cách chọn mặt bằng, menu và nhân sự khác với cafe sân vườn hoặc quán phục vụ tại bàn.

Sau khi chọn mô hình, hãy mô tả cụ thể nhóm khách chính: học sinh sinh viên, nhân viên văn phòng, gia đình, khách du lịch hay khách làm việc dài giờ.

Nếu vẫn đang ở giai đoạn lên ý tưởng, bạn có thể xem thêm mở quán cafe bắt đầu từ đâu.

2. Lập ngân sách setup quán cafe

Trước khi mua bất kỳ thiết bị nào, nên chia ngân sách theo từng nhóm. Cách này giúp bạn biết tiền đang tập trung vào đâu và tránh chi quá mạnh cho nội thất nhưng thiếu vốn vận hành sau khai trương.

Các nhóm chi phí thường cần dự toán

• Tiền thuê và đặt cọc mặt bằng.
• Sửa chữa, thiết kế và thi công.
• Máy pha cafe, máy xay và thiết bị pha chế.
• Tủ lạnh, máy làm đá và thiết bị bảo quản.
• Bàn ghế, quầy, đèn và trang trí.
• Ly, cốc, dụng cụ pha chế và vật dụng phục vụ.
• Nguyên liệu ban đầu.
• Lương và chi phí đào tạo nhân viên.
• Menu, bảng hiệu và vật phẩm tại quán.
• Phần mềm và công cụ hỗ trợ vận hành.
• Marketing khai trương.
• Ngân sách dự phòng.

3. Chọn mặt bằng và bố trí luồng vận hành

Ngoài lượng người qua lại và giá thuê, mặt bằng cần được đánh giá từ góc nhìn vận hành.

Hãy thử hình dung một order thực tế:

Nếu nhân viên phải liên tục đi một quãng đường dài giữa bàn khách, quầy order và khu pha chế, vấn đề sẽ rõ hơn khi quán đông.

Với quán nhiều tầng hoặc sân vườn, nên xác định khu vực và hệ thống đánh số bàn ngay từ khi setup.

4. Thiết kế và thi công quán

Thiết kế cần cân bằng giữa trải nghiệm khách và khả năng vận hành. Một không gian đẹp nhưng khiến nhân viên khó di chuyển hoặc quầy pha chế thiếu vị trí thao tác sẽ tạo vấn đề hàng ngày sau khi quán mở cửa.

Một số điểm nên kiểm tra

• Lối đi giữa các bàn có đủ rộng không?
• Nhân viên có dễ quan sát các khu vực phục vụ không?
• Quầy pha chế có đủ không gian cho nhiều người làm cùng lúc không?
• Vị trí nhận hàng và kho có ảnh hưởng đến khách không?
• Ổ điện, nước và thoát nước đã đúng vị trí thiết bị chưa?
• Khu vực chờ và thanh toán có gây tắc lối đi không?

5. Setup menu quán cafe

Menu ảnh hưởng trực tiếp đến nguyên liệu, thiết bị, tốc độ pha chế, nhân sự và giá bán. Vì vậy không nên để việc xây menu đến sát ngày khai trương.

Khi xây menu cần xác định

• Nhóm đồ uống chính.
• Món chủ lực tạo khác biệt.
• Size của từng loại đồ uống.
• Topping hoặc lựa chọn thêm.
• Định lượng nguyên liệu.
• Giá vốn và giá bán.
• Thời gian pha chế.
• Khả năng dùng chung nguyên liệu giữa các món.

Bạn có thể tham khảo thêm bài cách xây dựng menu quán cafe.

6. Chọn máy móc, thiết bị và dụng cụ

Danh sách thiết bị nên xuất phát từ menu và công suất dự kiến, thay vì mua theo danh sách chung của một quán khác.

7. Chuẩn bị nguyên liệu và nhà cung cấp

Không nên chỉ chọn nhà cung cấp dựa trên giá. Chất lượng ổn định và khả năng giao hàng đều đặn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách.

Nên chuẩn bị:

• Danh sách nguyên liệu theo từng món.
• Định lượng tiêu chuẩn.
• Nhà cung cấp chính và phương án dự phòng.
• Tần suất đặt hàng.
• Cách bảo quản từng nhóm nguyên liệu.
• Mức tồn tối thiểu cần duy trì.

8. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Một quy trình tốt nhưng mỗi nhân viên hiểu một kiểu vẫn dẫn đến vận hành lộn xộn. Trước khai trương nên thống nhất rõ trách nhiệm của từng vị trí.

Nội dung nên đào tạo trước soft opening

• Cách chào và hướng dẫn khách.
• Cách nhận order.
• Cách ghi nhận size, topping và ghi chú.
• Quy trình chuyển món sang pha chế.
• Cách xác định đúng bàn khi phục vụ.
• Cách xử lý khi hết món.
• Cách tiếp nhận yêu cầu gọi thêm.
• Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Xem thêm: quy trình phục vụ quán cafe.

9. Setup quy trình order trước ngày khai trương

Đây là phần nhiều chủ quán chỉ phát hiện vấn đề sau khi đã có khách. Trước khai trương, hãy chạy thử toàn bộ hành trình order nhiều lần.

Một số câu hỏi cần trả lời

• Khách xem menu ở đâu?
• Ai nhận order?
• Order được chuyển đến khu pha chế bằng cách nào?
• Làm sao biết chính xác món thuộc bàn nào?
• Nếu khách muốn gọi thêm thì làm thế nào?
• Nếu quán có nhiều tầng thì nhân viên nhận biết vị trí ra sao?
• Khi hết món, ai chịu trách nhiệm cập nhật?

10. Chuẩn bị marketing trước khai trương

Marketing không nên bắt đầu vào đúng ngày mở cửa. Trước khai trương, quán có thể chuẩn bị dần các kênh để khách biết đến địa điểm mới.

• Tạo và hoàn thiện Google Business Profile.
• Tạo Facebook, TikTok hoặc Instagram phù hợp với khách mục tiêu.
• Chụp ảnh không gian và sản phẩm.
• Công bố ngày khai trương.
• Chuẩn bị chương trình dùng thử hoặc ưu đãi nếu có.
• Mời một nhóm khách nhỏ tham gia soft opening.

11. Checklist setup quán cafe trước khai trương

12. Những lỗi thường gặp khi setup quán cafe

13. Nên tự setup hay thuê dịch vụ setup quán cafe?

Không có một lựa chọn phù hợp cho mọi quán.

Bạn có thể tự setup nếu đã có kinh nghiệm F&B, có thời gian quản lý nhiều nhà cung cấp và muốn kiểm soát từng hạng mục.

Dịch vụ setup có thể phù hợp hơn nếu bạn cần hỗ trợ về thiết kế, thi công, pha chế hoặc quy trình mà bản thân chưa có kinh nghiệm.

Dù chọn cách nào, chủ quán vẫn nên hiểu rõ toàn bộ quy trình, vì sau khi đơn vị setup rời đi thì người trực tiếp vận hành vẫn là bạn và đội ngũ của mình.

Câu hỏi thường gặp về setup quán cafe

Setup quán cafe gồm những gì?

Thường gồm xác định mô hình, ngân sách, mặt bằng, thiết kế, menu, thiết bị, nguyên liệu, nhân sự, quy trình vận hành và marketing khai trương.

Chi phí setup quán cafe là bao nhiêu?

Không có một mức cố định vì chi phí phụ thuộc vào diện tích, vị trí, mô hình, mức đầu tư nội thất, thiết bị và quy mô nhân sự. Nên lập ngân sách theo từng hạng mục thay vì chỉ dựa vào một con số tổng.

Nên chuẩn bị menu từ khi nào?

Menu nên được hoàn thiện đủ sớm để quán có thời gian thử công thức, tính giá, mua đúng thiết bị và đào tạo nhân viên trước khai trương.

Có cần phần mềm ngay từ khi setup quán không?

Điều này phụ thuộc mô hình. Với quán phục vụ tại bàn, việc xác định trước cách xem menu, nhận order, đánh số bàn và xử lý gọi thêm món sẽ giúp quá trình chạy thử sát với thực tế hơn.