Những rủi ro khi mở quán cafe: 11 sai lầm và cách phòng tránh

Những rủi ro khi mở quán cafe thường không xuất hiện ở một thời điểm duy nhất. Một quyết định sai về mặt bằng, menu, thiết bị hoặc nhân sự từ trước khai trương có thể tiếp tục tạo chi phí và vấn đề vận hành trong nhiều tháng sau đó.

Vì vậy, thay vì chỉ chuẩn bị một danh sách việc cần làm, chủ quán nên nhìn kế hoạch theo hướng: rủi ro nào có thể xảy ra, dấu hiệu nào cho thấy vấn đề đang xuất hiện và có thể phòng tránh từ lúc nào.

Nếu bạn cần một lộ trình tổng thể từ ý tưởng đến khai trương, xem những việc cần chuẩn bị khi mở quán cafe . Bài này tập trung riêng vào các rủi ro, sai lầm và nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại.

Vì sao quán cafe dễ thất bại? Những rủi ro thường đến từ đâu?

Có thể chia phần lớn rủi ro thành ba nhóm: quyết định đầu tư ban đầu, vận hành hàng ngày và khả năng duy trì sau khai trương.

1. Không xác định rõ khách hàng mục tiêu

Một sai lầm phổ biến là bắt đầu bằng câu hỏi “quán nên trang trí như thế nào?” thay vì “khách chính của quán là ai?”.

Sinh viên, nhân viên văn phòng, khách mua mang đi, gia đình hoặc nhóm khách ngồi làm việc lâu có nhu cầu rất khác nhau về vị trí, giá bán, không gian, menu và tốc độ phục vụ.

2. Chọn mặt bằng theo cảm tính

Một mặt bằng đông người qua lại chưa chắc phù hợp. Chủ quán còn phải xem loại khách đi qua, khả năng dừng xe, lối vào, diện tích sử dụng thực tế, luồng di chuyển và chi phí cố định hàng tháng.

Trước khi ký hợp đồng nên kiểm tra

• Khách mục tiêu có thực sự xuất hiện tại khu vực này không?
• Khách có dễ nhìn thấy và tiếp cận quán không?
• Có đủ chỗ để xe hoặc phương án gửi xe không?
• Điện, nước và thoát nước có phù hợp với thiết bị không?
• Phần diện tích thực dùng để kinh doanh còn bao nhiêu?
• Chi phí thuê có để lại đủ ngân sách cho các hạng mục khác không?

3. Dùng gần hết vốn cho việc setup

Quán có thể hoàn thiện rất đẹp nhưng vẫn gặp khó khăn nếu sau khai trương không còn đủ tiền cho tiền thuê, lương, nguyên liệu và những khoản phát sinh.

Khi lập ngân sách, nên tách rõ: chi phí setup, vốn vận hành và quỹ phát sinh.

Tham khảo thêm cách lập dự toán chi phí mở quán cafe trước khi chốt quy mô đầu tư.

4. Làm menu quá rộng ngay từ đầu

Menu nhiều món làm tăng số nguyên liệu cần chuẩn bị, số công thức phải đào tạo và khả năng phát sinh món bán chậm. Quán mới thường nên ưu tiên một menu đủ rõ để chạy ổn định, sau đó mới bổ sung dựa trên dữ liệu bán thực tế.

Xem thêm cách xây dựng menu quán cafe.

5. Mua thiết bị trước khi chốt menu và công suất

Thiết bị nên phục vụ menu và công suất dự kiến, không phải ngược lại. Mua máy quá lớn gây lãng phí, trong khi thiết bị thiếu công suất có thể trở thành điểm nghẽn khi đông khách.

Trước khi mua, nên xác định món nào cần thiết bị riêng, số đơn có thể phát sinh trong giờ cao điểm, vị trí đặt máy và yêu cầu điện nước tương ứng.

6. Thiết kế đẹp nhưng luồng vận hành bất tiện

Một quán đẹp chưa chắc là một quán dễ vận hành. Nếu nhân viên phải đi vòng giữa bàn, quầy order, khu pha chế và vị trí giao món, vấn đề sẽ trở nên rõ hơn khi quán đông.

Nếu đang ở giai đoạn setup, xem thêm hướng dẫn setup quán cafe.

7. Tuyển nhân viên nhưng chưa chuẩn hóa cách làm việc

Nhân viên mới không thể tự biết quy trình của quán nếu mỗi người được hướng dẫn theo một cách khác nhau.

Trước soft opening nên thống nhất tối thiểu:

• Cách chào và hướng dẫn khách.
• Cách nhận và xác nhận order.
• Cách xử lý size, topping và ghi chú.
• Cách báo món tạm hết.
• Cách bàn giao món và xác định đúng bàn.
• Cách xử lý khi khách yêu cầu sửa hoặc gọi thêm.
• Trách nhiệm mở ca và đóng ca.

Xem thêm quy trình phục vụ quán cafe .

8. Quy trình order dễ sai hoặc phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ

Khi quán đông, các lỗi như sai bàn, thiếu món, nhầm size, topping hoặc ghi chú dễ xảy ra hơn nếu order phải truyền qua nhiều bước bằng miệng hoặc ghi chép rời rạc.

Không nhất thiết quán nào cũng phải dùng cùng một cách order. Điều quan trọng là quy trình phải trả lời được: ai nhận món, thông tin đi đâu, ai xác nhận và làm sao biết chính xác món thuộc bàn nào.

9. Không kiểm soát nguyên liệu và món bán chậm

Nguyên liệu hỏng, mua dư hoặc có quá nhiều nguyên liệu chỉ phục vụ một vài món có thể làm chi phí vận hành tăng lên mà chủ quán khó nhận thấy ngay.

Nên theo dõi định kỳ món bán nhiều, món bán ít, nguyên liệu thường dư, nguyên liệu hay thiếu và những món thường xuyên phải tạm ngừng bán.

10. Dồn toàn bộ marketing vào ngày khai trương

Khai trương đông khách không đồng nghĩa quán đã có tệp khách ổn định. Rủi ro xuất hiện khi gần như toàn bộ ngân sách marketing được sử dụng cho vài ngày đầu nhưng không có kế hoạch thu hút và giữ khách sau đó.

Nên tách marketing thành ba giai đoạn: trước khai trương, tuần khai trương và sau khai trương.

11. Để vấn đề pháp lý đến sát ngày khai trương

Hồ sơ kinh doanh, yêu cầu liên quan đến thực phẩm, phòng cháy chữa cháy hoặc các điều kiện khác có thể khác nhau tùy mô hình, địa điểm và quy mô.

Không nên mặc định rằng “quán nhỏ thì không cần chuẩn bị gì” hoặc chờ đến sát ngày khai trương mới bắt đầu rà soát.

Xem giấy phép và thủ tục mở quán cafe để kiểm tra riêng phần pháp lý.

Checklist phòng tránh rủi ro trước khi mở quán cafe

Nên xử lý rủi ro nào trước?

Không phải vấn đề nào cũng có mức độ ưu tiên giống nhau. Hãy xử lý trước những rủi ro vừa có khả năng xảy ra cao vừa ảnh hưởng trực tiếp đến tiền mặt, khả năng phục vụ hoặc việc quán có thể hoạt động hay không.

Câu hỏi thường gặp

Rủi ro lớn nhất khi mở quán cafe là gì?

Không có một rủi ro lớn nhất cho mọi mô hình. Tuy nhiên mặt bằng, vốn đầu tư, khả năng duy trì dòng tiền và quy trình vận hành thường là những nhóm cần được kiểm tra sớm.

Vì sao nhiều quán cafe dễ thất bại?

Thất bại thường không đến từ một nguyên nhân duy nhất. Sai khách hàng mục tiêu, mặt bằng không phù hợp, đầu tư vượt khả năng, menu khó vận hành và thiếu vốn sau khai trương có thể cộng dồn thành vấn đề lớn.

Làm sao hạn chế thất bại khi mới mở quán?

Nên thử mô hình ở quy mô vừa phải, giữ lại vốn vận hành, chuẩn hóa menu và quy trình, chạy soft opening và theo dõi vấn đề thực tế trước khi mở rộng.

Có nên mở menu thật nhiều món để thu hút khách?

Không nhất thiết. Menu rộng làm tăng nguyên liệu, công thức và độ phức tạp vận hành. Quán mới nên ưu tiên những món phù hợp khách mục tiêu và khả năng phục vụ thực tế.

Quán nhỏ có cần chuẩn hóa quy trình order không?

Có. Quy trình có thể đơn giản nhưng vẫn nên xác định rõ ai nhận order, ai xử lý, cách bàn giao món và cách xử lý khi sai hoặc thiếu món.