Chi phí mở quán cafe: Cần bao nhiêu vốn? Bảng dự toán chi tiết

Chi phí mở quán cafe không có một con số cố định. Mức vốn thực tế phụ thuộc vào mặt bằng, mô hình kinh doanh, menu, thiết bị, số lượng nhân sự và mức đầu tư cho không gian.

Thay vì chỉ hỏi “mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?”, cách thực tế hơn là chia ngân sách thành từng nhóm: mặt bằng, cải tạo, thiết bị, bàn ghế, nguyên liệu, marketing, vốn vận hành và khoản dự phòng.

1. Bảng dự toán chi phí mở quán cafe 50–200 triệu

Bảng dưới đây minh họa cách phân bổ ba mức ngân sách. Điểm quan trọng là không dùng toàn bộ vốn cho việc setup mà quên phần tiền cần để duy trì quán sau ngày khai trương.

2. Chi phí mở quán cafe gồm những khoản nào?

Khi lập ngân sách, nên tách tiền thành ba nhóm: chi phí setup, chi phí vận hành và quỹ phát sinh. Cách này giúp tránh tình trạng quán đã sửa xong, mua đủ thiết bị nhưng lại thiếu tiền để hoạt động trong những tháng đầu.

2.1. Mặt bằng và tiền đặt cọc

Mặt bằng là một trong những khoản ảnh hưởng mạnh nhất tới tổng vốn. Ngoài tiền thuê hàng tháng, cần tính cả tiền đặt cọc, số tháng thanh toán trước và chi phí sửa chữa hiện trạng.

Trước khi ký hợp đồng nên kiểm tra:

• Tiền cọc và kỳ thanh toán.
• Chi phí sửa chữa điện, nước và mặt bằng.
• Khả năng đặt biển hiệu.
• Chỗ để xe.
• Lưu lượng khách phù hợp với mô hình quán.
• Diện tích thực sự có thể sử dụng.

2.2. Cải tạo, thiết kế và biển hiệu

Nhóm này có thể bao gồm sơn sửa, hệ thống điện, chiếu sáng, quầy pha chế, bảng hiệu và trang trí.

Nếu ngân sách hạn chế, hãy ưu tiên những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp tới vận hành, vệ sinh và trải nghiệm của khách trước khi đầu tư nhiều cho phần trang trí.

2.3. Máy móc và thiết bị pha chế

Thiết bị phải được lựa chọn sau khi đã tương đối rõ menu. Quán cafe pha máy, cafe phin, trà hoặc đồ uống pha chế sẽ cần cấu hình thiết bị khác nhau.

Trước khi mua thiết bị, nên chốt trước menu quán cafe để tránh mua máy nhưng không sử dụng hết công suất.

2.4. Bàn ghế, ly cốc và vật dụng

Quán có khách ngồi lại sẽ cần tính thêm bàn ghế, ly cốc, khay, thùng rác, đồ vệ sinh và các vật dụng nhỏ. Đây là nhóm chi phí dễ bị đánh giá thấp vì mỗi món riêng lẻ không quá lớn nhưng tổng cộng lại có thể đáng kể.

2.5. Nguyên liệu ban đầu

Không nên nhập nguyên liệu quá nhiều ngay từ đầu. Hãy dựa trên menu, lượng khách dự kiến và khả năng bảo quản.

Menu càng rộng thì số lượng nguyên liệu cần quản lý càng nhiều. Với quán mới, một menu gọn thường giúp kiểm soát tồn kho và quy trình pha chế dễ hơn.

2.6. Nhân sự

Nếu quán thuê nhân viên, hãy tính cả chi phí trước khai trương, số người theo từng ca và nhu cầu tăng người trong giờ cao điểm.

Với quán nhỏ, quy trình vận hành gọn có thể giúp giảm nhu cầu phải bổ sung thêm nhân sự chỉ để xử lý những bước thủ công không cần thiết.

2.7. Marketing khai trương

Ngân sách marketing có thể bao gồm ảnh sản phẩm, nội dung mạng xã hội, biển quảng cáo, chương trình khai trương hoặc quảng cáo trả phí.

2.8. Vốn vận hành và quỹ phát sinh

Sau ngày khai trương, quán vẫn phải trả tiền thuê, lương nhân viên, điện nước và nhập nguyên liệu ngay cả khi doanh thu chưa ổn định.

Vì vậy nên tách riêng một khoản vốn vận hành thay vì dùng toàn bộ tiền cho trang trí và thiết bị.

3. 50 triệu có mở được quán cafe không?

Có thể trong một số mô hình nhỏ và tinh gọn. Nhưng với ngân sách 50 triệu, bạn cần kiểm soát rất kỹ mặt bằng, cải tạo và thiết bị.

4. 100 triệu có đủ mở quán cafe không?

100 triệu mang lại nhiều lựa chọn hơn cho khu vực khách ngồi, thiết bị và phần cải tạo.

Tuy nhiên, nếu tiền đặt cọc mặt bằng hoặc thi công chiếm tỷ trọng quá lớn, ngân sách vẫn có thể nhanh chóng bị thiếu.

Một câu hỏi nên trả lời trước khi khai trương là: sau khi setup xong, quán còn bao nhiêu tiền để hoạt động?

5. Với 200 triệu nên phân bổ vốn như thế nào?

Ngân sách 200 triệu cho phép phân bổ nhiều hơn cho thiết bị, cải tạo và vốn vận hành. Tuy nhiên, có ngân sách lớn hơn không đồng nghĩa với việc phải chi nhiều hơn ở mọi hạng mục.

Phần ngân sách còn lại được phân bổ cho bàn ghế, nguyên liệu, marketing và quỹ phát sinh. Đây chỉ là ví dụ để lập kế hoạch, không phải tỷ lệ bắt buộc.

6. Công thức đơn giản để tính vốn mở quán cafe

Không nên bắt đầu bằng việc lấy toàn bộ số tiền đang có rồi cố thiết kế một quán sử dụng hết số tiền đó.

Cách an toàn hơn là xác định mô hình, lập danh sách các hạng mục, lấy báo giá rồi điều chỉnh quy mô đầu tư.

7. Cách hạn chế vượt ngân sách khi mở quán cafe

8. Có cần tính chi phí phần mềm và hệ thống order?

Có. Đây có thể không phải khoản lớn nhất, nhưng cách quán nhận order ảnh hưởng tới thiết bị và quy trình mà bạn phải chuẩn bị.

Với quán phục vụ tại bàn, có thể lựa chọn nhân viên ghi giấy, dùng điện thoại hoặc máy order, hoặc để khách tự gọi món bằng QR.

Nếu dùng QR tại bàn, khách có thể sử dụng chính điện thoại của mình để xem menu và gửi món, từ đó quán không cần trang bị một thiết bị order riêng cho từng bàn.

9. Checklist trước khi chốt ngân sách

Nếu bạn đang chuẩn bị toàn bộ kế hoạch mở quán, xem thêm hướng dẫn setup quán cafe, cách xây dựng menu quán cafe và bảng dự toán chi phí mở quán ăn.

10. Câu hỏi thường gặp