Bảng dự toán chi phí mở quán ăn: File Excel miễn phí + cách tính
Tải miễn phí bảng dự toán chi phí mở quán ăn bằng Excel, xem các khoản cần chuẩn bị và cách tính vốn đầu tư, vận hành, dự phòng trước khi mở quán.
Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, mua thiết bị hay tuyển nhân viên, bạn nên có một bảng dự toán chi phí mở quán ăn đủ chi tiết để biết mình cần chuẩn bị bao nhiêu vốn và khoản tiền đó sẽ được sử dụng vào đâu.
Một bảng dự toán tốt không chỉ cộng tiền bàn ghế, bếp và nguyên liệu. Bạn còn cần tách rõ chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng và quỹ dự phòng để tránh rơi vào tình trạng mở quán xong nhưng thiếu tiền duy trì.
Tải bảng dự toán chi phí mở quán ăn bằng Excel
File được chia theo nhóm chi phí đầu tư, vận hành và dự phòng. Bạn chỉ cần nhập số lượng, đơn giá và ngân sách dự kiến để tự tính tổng vốn cần chuẩn bị.
- Tự tính thành tiền theo số lượng × đơn giá.
- Tách chi phí một lần và chi phí hàng tháng.
- Có khu vực tính vốn dự phòng.
- Có mẫu cho nhiều quy mô quán khác nhau.
Bảng dự toán chi phí mở quán ăn là gì?
Bảng dự toán là danh sách toàn bộ khoản tiền dự kiến phải chi trước và sau khi quán bắt đầu hoạt động. Mỗi khoản nên có ít nhất các thông tin: hạng mục, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời điểm chi và loại chi phí.
Việc lập bảng trước giúp chủ quán tránh nhìn vốn theo một con số tổng quá đơn giản. Ví dụ, hai khoản cùng có giá 10 triệu đồng nhưng một khoản chỉ thanh toán một lần, trong khi khoản còn lại có thể phát sinh mỗi tháng.
Các khoản cần có trong bảng dự toán chi phí mở quán ăn
Mỗi mô hình sẽ khác nhau, nhưng bạn có thể bắt đầu bằng những nhóm chi phí dưới đây rồi bổ sung hoặc loại bỏ những khoản không phù hợp với quán của mình.
Chi phí mặt bằng
Đây thường là một trong những khoản cần tính sớm nhất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới số vốn phải thanh toán trước khi quán hoạt động.
- Tiền đặt cọc.
- Tiền thuê trả trước.
- Chi phí môi giới nếu có.
- Điện, nước hoặc phí dịch vụ ban đầu.
- Khoản sửa chữa bắt buộc liên quan tới hiện trạng mặt bằng.
Thiết kế, sửa chữa và trang trí
Nếu thuê một mặt bằng chưa phù hợp với mô hình quán, bạn có thể phải tính thêm sơn sửa, hệ thống điện nước, quầy, biển hiệu, ánh sáng và trang trí.
Nên tách khoản bắt buộc để vận hành khỏi khoản trang trí có thể thực hiện sau. Điều này giúp dễ cắt giảm ngân sách khi tổng vốn vượt kế hoạch.
Thiết bị bếp và thiết bị vận hành
Hãy lập danh sách thiết bị theo đúng menu dự kiến thay vì mua trước quá nhiều.
Bàn ghế, chén đĩa và dụng cụ phục vụ
Tính theo số bàn và sức chứa thực tế của quán. Ngoài số lượng sử dụng hàng ngày, nên có một lượng dự phòng hợp lý cho chén đĩa, ly, muỗng, đũa và các vật dụng dễ vỡ hoặc hao hụt.
Nguyên liệu nhập lần đầu
Nguyên liệu ban đầu nên dựa trên menu thử nghiệm, công suất phục vụ dự kiến và vòng quay tồn kho.
Đừng nhập số lượng lớn chỉ để giảm đơn giá nếu chưa biết tốc độ bán thực tế của từng món.
Nhân sự
Ngoài lương hàng tháng, bảng dự toán có thể bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo, đồng phục và các khoản liên quan tới ca làm việc.
Marketing và khai trương
- Thiết kế nhận diện cơ bản.
- Biển hiệu và menu.
- Chụp ảnh món.
- Quảng cáo khai trương.
- Khuyến mãi.
- Chi phí các kênh online nếu sử dụng.
Giấy tờ và các chi phí chuẩn bị khác
Tùy loại hình kinh doanh và địa điểm, chủ quán nên lập riêng một nhóm cho giấy tờ, thủ tục và những yêu cầu cần hoàn thành trước khi vận hành. Không nên gộp tất cả vào mục “chi phí khác” vì rất dễ bị bỏ sót.
Menu, phần mềm order và công nghệ
Chi phí công nghệ phụ thuộc vào cách quán vận hành. Một số quán sử dụng menu giấy và nhân viên ghi order, trong khi những quán khác sử dụng menu điện tử, QR tại bàn hoặc phần mềm order trên điện thoại.
Hãy đưa khoản này vào bảng ngay từ đầu để có thể so sánh giữa chi phí thiết bị, phần mềm định kỳ và cách phục vụ bạn muốn triển khai.
Quỹ dự phòng
Không nên lập kế hoạch bằng cách dùng toàn bộ vốn cho ngày khai trương. File dự toán nên có một dòng riêng cho quỹ dự phòng, đồng thời cho phép bạn thử nhiều mức dự phòng khác nhau.
Mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn
Bảng dưới đây là cấu trúc mẫu để bạn hình dung cách tổ chức dữ liệu. Các con số thực tế cần được thay bằng báo giá và kế hoạch của chính quán.
| Hạng mục | Loại chi phí | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|
| Đặt cọc mặt bằng | Đầu tư | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Sửa chữa / trang trí | Đầu tư | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Thiết bị bếp | Đầu tư | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Bàn ghế và dụng cụ | Đầu tư | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Nguyên liệu | Vận hành | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Nhân sự | Vận hành | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Marketing | Vận hành | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Menu / phần mềm order | Vận hành | Nhập | Nhập | Tự tính |
| Quỹ dự phòng | Dự phòng | – | – | Tự nhập |
Nên lập nhiều kịch bản vốn thay vì chỉ một bảng duy nhất
Một cách hữu ích là tạo ba phiên bản dự toán để nhìn thấy khoản nào thực sự cần thiết và khoản nào có thể trì hoãn.
Tối giản
Ưu tiên các khoản bắt buộc để quán có thể hoạt động, hạn chế trang trí và thiết bị chưa cần thiết.
Mục tiêu
Kịch bản bạn muốn triển khai nếu tổng ngân sách nằm trong giới hạn đã đặt ra.
Mở rộng
Thêm các hạng mục nâng cấp, nhiều bàn hơn hoặc thiết bị dự phòng nếu ngân sách cho phép.
Cách sử dụng file Excel dự toán
Liệt kê tất cả hạng mục
Chưa cần tối ưu ngay. Hãy đưa toàn bộ khoản có khả năng phát sinh vào file trước.
Thu thập báo giá
Thay số ước lượng bằng báo giá thực tế khi bạn đã xác định nhà cung cấp.
Phân loại chi phí
Đánh dấu khoản đầu tư một lần, khoản phát sinh hàng tháng và khoản dự phòng.
Tạo nhiều kịch bản
Thay đổi diện tích, số bàn, nhân sự hoặc thiết bị để kiểm tra tổng vốn sẽ thay đổi như thế nào.
6 lỗi thường gặp khi lập dự toán mở quán ăn
Chi phí menu và phần mềm order nên dự toán thế nào?
Đây là khoản nhỏ so với mặt bằng hoặc thiết bị bếp, nhưng nên được quyết định trước khi bố trí quy trình phục vụ.
Nếu dùng menu giấy, bạn cần tính chi phí thiết kế, in và cập nhật khi giá hoặc món thay đổi. Nếu sử dụng menu QR, cần tính chi phí phần mềm hoặc dịch vụ vận hành tương ứng.
Menu QR + order tại bàn
Với KioskQR, quán có thể tạo QR theo bàn, để khách quét mã, xem menu trên điện thoại, chọn món và gửi order.
KioskQR có thể hoạt động như lớp menu và order mà không bắt buộc quán phải thay toàn bộ hệ thống POS hiện có.
Checklist trước khi chốt tổng vốn mở quán
Tải file bảng dự toán và bắt đầu nhập chi phí của quán
Không cần cố đoán một con số vốn chung cho mọi mô hình. Hãy thay bằng báo giá, số bàn, thiết bị và nhân sự thực tế của bạn.
Tải bảng ExcelCâu hỏi thường gặp
Mở quán ăn cần bao nhiêu vốn?
Không có một con số phù hợp cho mọi quán. Tổng vốn phụ thuộc vào mặt bằng, diện tích, loại menu, thiết bị, số nhân sự và cách phục vụ. Vì vậy nên tính từ từng hạng mục thay vì bắt đầu bằng một con số chung.
Bảng dự toán nên làm trước hay sau khi thuê mặt bằng?
Nên lập một bản sơ bộ trước khi thuê để xác định giới hạn ngân sách. Khi có mặt bằng cụ thể, cập nhật lại tiền thuê, cọc, sửa chữa và thiết bị để có bản dự toán sát thực tế hơn.
Có nên dùng Excel để dự toán chi phí mở quán?
Có. Với quán nhỏ hoặc giai đoạn chuẩn bị, Excel hoặc Google Sheets đủ để quản lý danh sách khoản chi, công thức và nhiều kịch bản ngân sách.
Có cần tính phần mềm order ngay từ lúc setup quán?
Nên đưa vào bảng nếu bạn dự định sử dụng. Điều này giúp xác định sớm cách khách gọi món, cách nhân viên nhận order và các thiết bị hoặc QR cần chuẩn bị.
