Phần mềm tính tiền và order QR

Khi chọn công cụ cho quán cafe hoặc nhà hàng, nhiều chủ quán thường gặp hai khái niệm: phần mềm tính tiền và order QR. Hai nhóm công cụ này có thể cùng xuất hiện trong một quy trình vận hành, nhưng mục tiêu sử dụng không hoàn toàn giống nhau.

Ở thời điểm hiện tại, KioskQR tập trung vào việc giúp khách xem menu và đặt món tại bàn bằng mã QR. Phần thanh toán vẫn được xử lý theo quy trình hoặc hệ thống mà cửa hàng đang sử dụng.

Phần mềm tính tiền quán cafe là gì?

Phần mềm tính tiền thường được sử dụng ở khu vực thu ngân hoặc quầy bán hàng. Tùy từng nhà cung cấp, hệ thống có thể hỗ trợ một số nghiệp vụ như:

• Tạo và kiểm tra hóa đơn.
• Tính tổng giá trị món.
• Áp dụng giảm giá hoặc chương trình ưu đãi.
• Ghi nhận hình thức thanh toán.
• In hóa đơn hoặc kết nối thiết bị bán hàng.
• Theo dõi giao dịch theo phạm vi tính năng của từng hệ thống.

Không nên mặc định mọi phần mềm POS đều có cùng chức năng. Một số hệ thống tập trung vào thu ngân, trong khi hệ thống khác có thể mở rộng thêm kho, báo cáo, kế toán hoặc quản lý chuỗi.

Order QR là gì?

Order QR tập trung vào giai đoạn trước thanh toán: khách xem menu, chọn món và gửi yêu cầu gọi món ngay tại bàn.

Quy trình có thể diễn ra như sau:

Khách quét QR → xem menu → chọn món → chọn size/topping → thêm ghi chú → gửi order → nhân viên nhận đúng bàn

Với menu QR gọi món, khách có thể thao tác trên điện thoại mà không cần cài thêm ứng dụng.

Phần mềm tính tiền và order QR khác nhau thế nào?

Quán chỉ cần phần mềm tính tiền khi nào?

Một số mô hình vẫn có thể vận hành tốt khi nhân viên trực tiếp nhận món và nhu cầu chính của quán là xử lý thu ngân.

Ví dụ:

• Khách chủ yếu gọi món tại quầy.
• Quán có ít bàn và nhân viên dễ bao quát.
• Không có nhu cầu để khách tự xem menu và đặt món.
• Hệ thống POS hiện tại đã đáp ứng đầy đủ quy trình của quán.

Trong trường hợp đó, bổ sung thêm QR order chưa chắc tạo ra giá trị đủ lớn. Chủ quán nên xác định điểm nghẽn trước khi thêm công cụ mới.

Khi nào quán nên bổ sung order QR?

• Khách thường phải chờ nhân viên đến nhận món.
• Quán có nhiều tầng, khu vực hoặc bàn ngoài trời.
• Hay xảy ra nhầm bàn hoặc bỏ sót ghi chú.
• Món có nhiều size, topping hoặc tùy chọn.
• Khách thường gọi thêm món sau order đầu tiên.
• Nhân viên đang phải nhập lại thông tin order thủ công.

Quán có thể tham khảo phần mềm order tại bàn để hiểu rõ hơn quy trình này.

Khi nào nên dùng POS và order QR cùng nhau?

Hai hệ thống không nhất thiết loại trừ nhau. Một quán đã có POS vẫn có thể giữ nguyên quy trình thanh toán và chỉ bổ sung QR ở bước khách xem menu và gọi món.

Một luồng điển hình:

1. Khách ngồi tại bàn A05.
2. Khách quét QR và xem menu.
3. Khách chọn món, size, topping và ghi chú.
4. Order được gửi kèm khu vực và số bàn.
5. Nhân viên chuẩn bị và phục vụ món.
6. Khi cần thanh toán, quán sử dụng quy trình hoặc POS hiện tại.

Cách này phù hợp với quán không muốn thay toàn bộ hệ thống đang sử dụng nhưng vẫn muốn giảm thời gian chờ gọi món.

Có nhất thiết phải tách order và thanh toán không?

Không có một mô hình duy nhất phù hợp cho mọi cửa hàng. Một số quán muốn tách rõ bước order và thanh toán, trong khi một số mô hình có thể muốn trải nghiệm liền mạch hơn.

Ở thời điểm hiện tại, KioskQR tập trung vào xem menu và đặt món tại bàn. Phần thanh toán vẫn được xử lý bằng hệ thống hoặc quy trình hiện có của cửa hàng.

Khi nhu cầu vận hành thay đổi, cửa hàng có thể cần một hệ thống bao phủ thêm bước thanh toán. Phạm vi tính năng của KioskQR cũng có thể được xem xét mở rộng dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng.

Những chi phí cần tính khi chọn hệ thống

Không nên chỉ so sánh phí phần mềm hàng tháng. Tổng chi phí triển khai có thể bao gồm:

• Phí phần mềm.
• Máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Máy in hoặc thiết bị bán hàng.
• Chi phí thiết lập ban đầu.
• Thời gian đào tạo nhân viên.
• Chi phí bảo trì hoặc thay thiết bị.
• Chi phí nâng cấp khi số bàn hoặc quy mô tăng.

Với QR order, quán có thể tận dụng thiết bị có trình duyệt thay vì bắt buộc phải mua một máy order riêng cho từng nhân viên.

7 câu hỏi trước khi chọn POS hoặc order QR

1. Khách hay nhân viên sẽ là người nhập order?
2. Quán có cần QR riêng cho từng bàn không?
3. Món có nhiều size, topping và ghi chú không?
4. Quán có cần quản lý kho hoặc kế toán trong cùng hệ thống không?
5. Quán cần xử lý thanh toán ở mức nào?
6. Quán đã có POS hoặc quy trình thu ngân ổn định chưa?
7. Điểm nghẽn lớn nhất hiện tại nằm ở gọi món hay thanh toán?

KioskQR nằm ở đâu trong quy trình?

KioskQR hiện tập trung vào:

• Tạo menu điện tử.
• Tạo khu vực và bàn.
• Tạo QR riêng cho từng bàn.
• Cho khách xem menu trên điện thoại.
• Cho khách chọn món, size, topping và ghi chú.
• Gửi order kèm đúng khu vực và số bàn.

Phần thu ngân và thanh toán hiện chưa phải phạm vi chính của sản phẩm. Cửa hàng có thể tiếp tục sử dụng POS hoặc quy trình thanh toán hiện tại.

Tham khảo thêm giải pháp dành cho quán cafe và nhà hàng.

Câu hỏi thường gặp

Order QR có thay thế phần mềm tính tiền không?

Không nhất thiết. Hai công cụ giải quyết các bước khác nhau. Order QR tập trung vào xem menu và gọi món, còn phần mềm tính tiền tập trung vào nghiệp vụ thu ngân và thanh toán.

Quán đã có POS có dùng thêm KioskQR được không?

Có thể. Quán có thể giữ quy trình POS hiện tại và dùng KioskQR để bổ sung menu QR và order tại bàn.

KioskQR hiện có thanh toán trực tuyến không?

Ở thời điểm hiện tại, KioskQR tập trung vào xem menu và đặt món. Phần thanh toán vẫn được xử lý theo hệ thống hoặc quy trình của cửa hàng.

Sau này KioskQR có thể hỗ trợ thanh toán không?

Phạm vi sản phẩm có thể được xem xét mở rộng theo nhu cầu thực tế của cửa hàng. Tuy nhiên, đây không phải cam kết về một tính năng hoặc thời điểm phát hành cụ thể.

Quán nhỏ nên bắt đầu từ đâu?

Hãy xác định điểm nghẽn trước. Nếu khách chờ lâu để xem menu hoặc gọi món, có thể thử QR order ở một số bàn trước khi mở rộng.